Semangatnews, Padang – Dalam rangka mensinergikan dan mengkoordinasikan program pengawasan kearsipan di tingkat kementerian/lembaga dan pemerintah daerah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengadakan Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Penyusunan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) Tahun 2019 di di Hotel Pangeran Beach Padang Sumatera Barat (Sumbar) selama tiga hari mulai dari tanggal 27 Februari sampai dengan 1 Maret 2019.
Hadir dalam acara tersebut, Gubernur Sumatera Barat Irwan Prayitno dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mustari Irawan, Sekretaris Jenderal, Sekretaris Menteri, Sekretaris Utama dari Instansi Pusat atau yang mewakili, Sekretaris Daerah Provinsi Sumbar Alwis, Deputi Kelembagaan dan Tata Laksana Rini Wdyantini,SH, MPM, para Pejabat Struktural di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi, Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota dan peserta rakor yang berjumlah 723 orang diadakan di Hotel Pangeran Beach Padang, Rabu 27 Februari 2019.
Irwan Prayitno dalam sambutannya menyampaikan, bahwa arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Banyak orang beranggapan kecil tentang arsip, tidak penting, semua anggapan tersebut adalah salah.
“Arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan bersejarah saja, melainkan bagian yang tidak terpisahkan dalam managemen organisasi, apabila kita butuh dokumen tertentu kita bisa mencarinya dengan mudah, asalkan arsipnya di tata dengan baik,” kata Irwan.
“Dengan demikian keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja organisasi, karena para penyelenggara pemerintahan ketika dihadapi suatu persoalan yang sudah lalu, maka yang dilihat pertama kali adalah arsip sebagai proses penyelenggaraan pemerintahan,” ujarnya.
“Dengan demikian arsip sangatlah penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, karena menjadi tolak ukur keberhasilan pemerintah, terutama dalam perkembangan daerah saat ini,” ucap gubernur.
Lanjut gubernur mengatakan, bahwa arsip secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan kelancaran pada keseluruhan proses manajemen organisasi, apalagi arsip yang tertib, baik dan tersusun dengan rapi, tentu memudahkan kita dalam melihat dan meninjau kembali pekerjaan dan dokumen yang telah kita lakukan.
Pada sambutan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dibacakan oleh Deputi Kelembagaan dan Tata Laksana Rini Widyantini, SH, MPM mengatakan, Pengelolaan arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting dan fundamental untuk mewujudkan penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang efektif dan efisien.
Rini menjelaskan, pencatatan informasi yang dihasilkan dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sudah seharusnya mengikuti kaidah-kaidah atau prinsip-prinsip kearsipan, sehingga arsip digunakan tidak hanya sebagai catatan historis, tetapi digunakan pula sebagai informasi dalam pengambilan keputusan yang bersifat teknis dan strategis di dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
“Sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap instansi pemerintah, baik itu Kementerian, Lembaga Pemerintah Non-Kementerian, Sekretariat Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, dan Lembaga Non-Strukural
“harus melaksanakan pengelolaan arsipnya dengan baik,” kata Rini.
Ia juga menjelaskan, pengembangan kearsipan berbasis elektronik dapat difokuskan pada penerapan sistem korespondensi berbasis elektronik atau disebut e-office dapat berintegrasi antar Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
“Ini merupakan langkah awal di dalam pengembangan e-office dalam penyusunan integrasi proses bisnis kearsipan dan integrasi layanan kearsipan melalui bagi pakai arsip dan informasi kearsipan, penyelenggaraan basis data kearsipan yang terintegrasi, dan penyelenggaraan sistem aplikasi e-office,” jelasnya.
“Selain dukungan kearsipan berbasis elektronik, diperlukan sarana prasarana kearsipan yang baik, ketersediaan arsiparis yang kompeten serta perubahan mindset dan culture set di dalam birokrasi untuk mengelola dan memanfaatkan arsip dan informasi kearsipan sebagai aset yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan,” tambahnya.
Selanjutnya Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mustari Irawan menyampaikan ucapan terimah kasih bagi pemerintah Sumbar yang telah bersedia menyelenggarakan acara ini di Padang, acara tingkat nasional ini adalah merupakan agenda tahunan bagi arsip nasional.
Selanjutnya ia mengatakan, dengan diterbitkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2018 Tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah yang mengatur bahwa Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan merupakan salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi.
“Dengan harapan agar agar bangsa ini mendapatkan potret penyelenggaraan kearsipan, yang tentunya akan terus kita tingkatkan kualitasnya dari waktu ke waktu,” kata Mustari Irawan
“Pada acara ini saya laporkan, bahwa akan diserahkan penghargaan kearsipan kepada Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota terbaik berdasarkan hasil pengawasan kearsipan eksternal, serta menyerahkan Laporan Audit Kearsipan Eksternal Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota,” tuturnya.
“Selain itu kami juga penyerahan Akreditasi Kearsipan dimana hal ini suatu rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) terhadap kelayakan dan mutu penyelenggaraan kearsipan oleh unit kearsipan, lembaga kearsipan, serta lembaga penyelenggara jasa dan diklat kearsipan sesuai prinsip, standar dan kaidah kearsipan yang ditetapkan dalam Keputusan dan Sertifikat Akreditasi Kearsipan,” tambah Kepala ANRI.
Kemudian acara Rakornas Kearsipan ini dilakukan penyerahan penghargaan kepada kementerian atau lembaga dan pemerintah daerah provinsi atau kabupaten kota yang telah memperoleh penilaian hasil pengawasan dalam kategori sangat baik dan baik.
Serta penyerahan hasil pengawasan kearsipan tahun 2018 terhadap pemerintah daerah kepada 34 provinsi.
